E-Rechnung im B2B-Bereich: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027
Handelsrecht · § 14 UStG / Wachstumschancengesetz · 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Geschäft die E-Rechnungspflicht. Sie wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und betrifft zunächst den Empfang: Jedes Unternehmen muss strukturierte elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen.
- E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.
- Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer seit 1. Januar 2025.
- Ab 1. Januar 2027 Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028 grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze.
Was eine E-Rechnung ist
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Maßgeblich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung erlaubt. Hybride Formate wie ZUGFeRD, die neben einem Bildteil einen maschinenlesbaren XML-Teil enthalten, sind zulässig, sofern der strukturierte Teil der Norm entspricht. Auch bestehende EDI-Verfahren können unter Voraussetzungen weiter genutzt werden.
Übergangsfristen bei der Ausstellung
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen; andere elektronische Formate wie PDF bedürfen der Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überstieg, E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch andere Formate nutzen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Finanzverwaltung hat ihre Auffassung in BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 konkretisiert.
Die E-Rechnung ist nicht nur ein Steuerthema: Sie verändert Vertragsabwicklung, Stammdatenpflege und Archivierung.
Vertragliche Folgen
Liefer- und Rahmenverträge regeln häufig Form, Inhalt und Übermittlungsweg von Rechnungen. Diese Klauseln sollten an die neue Rechtslage angepasst werden, etwa durch Festlegung des Formats, der Übermittlungsadresse und der Pflichtangaben wie Bestellnummern. Auch Fälligkeit und Zahlungsfristen können vom ordnungsgemäßen Rechnungszugang abhängen.
- Empfangs- und Prüfprozesse für XRechnung und ZUGFeRD einrichten.
- Den maßgeblichen Vorjahresumsatz für den Stichtag 1. Januar 2027 ermitteln.
- Rechnungsklauseln in Liefer- und Rahmenverträgen aktualisieren.
- Revisionssichere Archivierung der strukturierten Daten sicherstellen.
Quelle: § 14 UStG, gesetze-im-internet.de ↗
Fragen zu diesem Thema?
Wir unterstützen bei der Anpassung von Liefer-, Rahmen- und Dienstleistungsverträgen an die E-Rechnungspflicht.
Beratung anfragen ↗Redaktionsstand: 9. November 2026. Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
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